Какой срок хранения документов, не входящих в состав личных дел?

ВОПРОС

Как долго нужно хранить следующие документы:

  1. согласия сотрудников на сверхурочные работы, работу в выходной день,
  2. заявления о приеме и увольнении, переводе.

ОТВЕТ

  1. По нашему мнению, срок хранения согласия сотрудников на сверхурочные работы, работу в выходной день зависит от содержания соответствующих приказов. Если в приказах не прописан пункт об оплате такой работы (издается отдельный приказ об оплате), то срок хранения согласия сотрудников будет составлять 5 лет, если в приказах упоминается оплата труда работников -  75 лет.
  2. Срок хранения заявлений сотрудников о приеме и увольнении, переводе, не входящих в состав личных дел, - 5лет.

ОБОСНОВАНИЕ

1. Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов независимо от их форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ). Обязанность по ведению и обеспечению сохранности соответствующей кадровой документации установлена в ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.

На основании ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) (далее - Перечень).

Срок хранения приказов о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам будет составлять 5 лет, если в таких приказах не прописан пункт об оплате такой работы, то есть издается отдельный приказ об оплате работникам, привлекаемым для работы в выходные (праздничные) дни, и сверхурочной работы. Если в приказах о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам упоминается оплата труда работников, то такие приказы должны  храниться 75 лет (п. "б" ст. 19 Перечня).

По нашему мнению, срок хранения документов к этим приказам, в том числе письменных согласий работников о привлечении их к работе в выходные дни или к сверхурочной работе, зависит от срока хранения соответствующих приказов. Если в приказах не прописан пункт об оплате такой работы (издается отдельный приказ об оплате), то срок хранения согласия сотрудников будет составлять 5 лет, если в приказах упоминается оплата труда работников -  75 лет.

2. Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел, хранятся 5 лет (ст. 665 Перечня). 

19

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

 

(1) Присланные для сведения - до минования надобности

 

а) по основной (профильной) деятельности

Пост. <**> (1)

(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках - 5 л.

 

б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

75 л. (2) ЭПК

 

в) по административно-хозяйственным вопросам

5 л.

 

Извлечение: Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" {КонсультантПлюс}

665

Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

5 л.

 

Автор ответа:

Ю.И. Удалова,

консультант Аскон по юридическим вопросам

Возможно, вам будут интересны эти темы:

Необходимо ли ждать разрешения директора для перевода беременной сотрудницы на легкий труд?

27
27.03.2020

Ели сотрудница предоставила в отдел кадров только справку из женской консультации, то у работодателя нет обязанности переводить ее на легкий труд. Права сотрудницы...

Коронавирус: рекомендации для работодателей

69616.03.2020

Ситуация с распространением коронавирусной инфекции требует от работодателей определенных шагов. Что делать, чтобы оградить коллектив от опасности? Каковы официальные рекомендации или требования? Что ...

- 68702
<Информация> ФНС России "Компании туристической и авиационной отраслей смогут уплатить налоги до 1 мая"

Налогоплательщики пострадавших отраслей экономики смогут заключить мировые соглашения в делах о банкротстве, либо получить отсрочку по уплате налогов по ст. 64 НК РФ
Российское законодательство
- 68702
"Разъяснения по вопросам, связанным с применением Федерального закона от 4 июня 2018 г. N 123-ФЗ "Об уполномоченном по правам потребителей финансовых ...

Верховным Судом РФ даны разъяснения о применении обязательного досудебного порядка урегулирования споров между потребителями финансовых услуг и финансовыми организациями
Российское законодательство
наверх
Обратная связь.