Какие первичные документы подтверждают расходы на ГСМ?

ВОПРОС

Сотрудник  приобрел ГСМ на АЗС, оплатив своей личной  пластиковой банковской картой. Ему был  выдан кассовый чек и слип (подтверждающий списание ден.средств с карты). Слип сотрудник  потерял. Можно ли  принять один лишь кассовый чек для оформления  авансового отчета?

ОТВЕТ

В этой ситуации правильным будет запросить с сотрудника помимо чека выписку по его банковской карте. В таком случае будет подтверждение, что подотчетные средства он израсходовал на служебные нужды путем получения наличных от организации (РКО на выдачу в подотчет) и дальнейшего их расходования со своей карты (кассовый чек и выписка по карте сотрудника).

ОБОСНОВАНИЕ

ГСМ может приобретаться с помощью пластиковой банковской карты. Одним из преимуществ расчетов за ГСМ с помощью банковской карты является отсутствие лимитированного количества заправочных станций, которое присутствует у поставщиков ГСМ, предлагающих топливные карты или талоны. Для подтверждения факта приобретения горюче-смазочных материалов посредством пластиковой банковской карты подотчетное лицо должно представить документ, подтверждающий оплату (слип платежного терминала), чек контрольно-кассового аппарата (или квитанцию). Для учета средств на пластиковой банковской карте открывается счет 55 "Специальные счета в банках", субсчет 4 "Банковские карты". Сами карты учитываются на счете 50 "Касса", субсчет 3 "Денежные документы", по номинальной стоимости.

Унифицированная форма авансового отчета N АО-1 "Авансовый отчет" утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

К авансовому отчету, помимо путевого листа, должны быть приложены первичные документы, подтверждающие затраты в командировке. Такими документами могут быть чеки ККТ на приобретение горюче-смазочных материалов, чеки ККТ или квитанции за стоянку автомобиля и другое.

 Подотчетник может оплатить покупки со своей личной или корпоративной карты. Тогда ему выдадут и кассовый чек, и квитанцию электронного терминала — ее еще называют слипом (ст. 1.1, п. 1, 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

Слип подтверждает только то, что продавец списал деньги с карты, а не принял наличными. Расходы такой документ не подтверждает, ведь в нем недостаточно информации для этого. Среди обязательных реквизитов отсутствует наименование компании-продавца, его ИНН, перечень товаров или услуг и т.д. (п. 3.1, 3.3 Положения, утв. Банком России от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Поэтому если кассового чека нет, инспекторы могут оспорить налогооблагаемые расходы.

Опасно терять и слипы. Сотрудники Минфина не раз предупреждали, что если подотчетник тратит деньги с карты, то к авансовому отчету надо приложить документы, которые подтверждают этот способ оплаты (письма от 24 июня 2016 г. № 03-03-06/1/36877, от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288). Правда, на практике инспекторы не снимают расходы только потому, что отсутствуют слипы. Но чтобы не рисковать, сохраняйте их или распечатывайте выписку по карте.

Целесообразно предупреждать сотрудников о том, что в случае оплаты картой сохранить нужно два документа.

В данной ситуации правильным будет запросить с сотрудника помимо чека выписку по его банковской карте.

В таком случае будет подтверждение, что подотчетные средства от израсходовал на служебные нужды путем получения наличных от организации (РКО на выдачу в подотчет) и дальнейшего их расходования со своей карты (кассовый чек и выписка по карте сотрудника).

Автор ответа:

Р.Г. Бережнов,

консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Возможно, вам будут интересны эти темы:

Если книга учета трудовых книжек велась с нарушением, надо ли ее продолжать вести или завести новую?

18
24.06.2019

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них «закрывают»в том случае, если ...

Изменения по онлайн-кассам: к чему готовиться?

15611.06.2019

С июля закончится отсрочка по контрольно-кассовой технике для ряда операций.

- 68702
Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 11.06.2019 N 15 "О внесении изменений в постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 12 м...

Верховный Суд РФ дополнил разъяснения по вопросам применения законодательства о незаконном обороте оружия и боеприпасов
Российское законодательство
- 68702
Постановление Конституционного Суда РФ от 18.06.2019 N 24-П "По делу о проверке конституционности положений пункта 5 части 4 статьи 5 и пункта 6 части...

Конституционный Суд РФ запретил органам власти возвращать без рассмотрения уведомления о проведении публичного мероприятия, ссылаясь на недостаточность форм и методов обеспечения б...
Российское законодательство
наверх
Обратная связь