10 августа 2018

Как учитываются командировочные расходы при оплате корпоративной банковской картой?

Вопрос

Какие документы обязан предоставить командируемый сотрудник, если оплачивает услуги проживания, приобретение проездных документов и т.п. корпоративной банковской картой? Может ли производить иные расходы(суточные) с карты?

Ответ

Для подтверждения расходов, оплаченных корпоративной банковской картой, к авансовому отчету приложите такие же документы, как и при оплате наличными, выданными из кассы под отчет.

С карты также можно производить и другие расходы (в частности суточные).

Основной момент – возможность осуществления данных расходов не должна противоречить Порядку отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте, разработанному организацией.

Обоснование

Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте отдельным нормативным актом не установлен. Но компания может разработать его самостоятельно, опираясь на нормы, регулирующие порядок отчета о расходовании наличных подотчетных сумм.

Срок представления авансового отчета по использованию денежных средств с корпоративной банковской карты можно установить в положении о порядке использования корпоративных карт. Он может быть установлен в рабочих днях со дня истечения срока, отведенного на исполнение поручения или возвращения из командировки.

В качестве формы отчета можно использовать унифицированную форму авансового отчета N АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Также компания вправе разработать собственную форму отчета, учитывающую особенности, связанные с сочетанием расходования наличных и безналичных денежных средств (п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Для подтверждения расходов, оплаченных корпоративной банковской картой, к авансовому отчету приложите такие же документы, как и при оплате наличными, выданными из кассы под отчет.

Конкретный перечень документов, которые подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчету, не установлен.

К авансовому отчету вне зависимости от вида расходов в обязательном порядке нужно приложить документы, подтверждающие оплату, например:

•          чек ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);

•          БСО или иной документ, подтверждающий оплату, в случаях, когда продавец (подрядчик, исполнитель) может работать без кассового аппарата.

Если аванс был получен подотчетным лицом для внесения контрагенту организации (ИП) предоплаты за товары (работы, услуги), то к авансовому отчету достаточно приложить только документ, подтверждающий оплату.

К авансовому отчету также нужно приложить первичные документы на приобретение товаров (работ, услуг), содержащие обязательные реквизиты. Если аванс был получен для приобретения товарно-материальных ценностей, то нужно представить документы, подтверждающие их получение (товарные накладные, товарные чеки и т.п.). К авансовому отчету достаточно приложить копии этих документов, если оригиналы переданы на склад организации (ИП).

Квитанции электронных терминалов (слипы) подтверждают совершение операции по счету, то есть оплату картой (Письмо Минфина России от 06.10.2017 N 03-03-06/1/65253).

Что касается чеков банкомата на снятие наличных, то они не подтверждают расходование подотчетных средств. Сумма, указанная в чеке, считается выданной под отчет. Ее расходование следует подтвердить другими документами (чеком ККТ, бланком строгой отчетности и др.). В графах 2 - 6 оборотной стороны авансового отчета реквизиты чеков банкоматов на снятие наличных не приводите.

 

Токмина Светлана Александровна

На вопрос отвечал:

Р.Г. Бережнов,  

консультант ИПЦ "Консультант+Аскон"

Бухгалтеру
Заказать консультацию
Мне полезно 0
Обратная связь