10 июля 2017

Изменение порядка заверения трудовых книжек

Вопрос

Как в связи с вступлением в силу ГОСТа Р 7.0.97-2016 изменится порядок заверения копий трудовых книжек?

Ответ

В связи с вступлением 01.07.2018 в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) порядок заверения копии трудовой книжки остается прежним; 01.07.2018 изменяется оформление отметки о заверении копии.

Обоснование

Приказом Росстандарта от 25 мая 2017 № 435-ст вступление в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 перенесено на год и если ранее планировалось, что он вступит в силу 01.07.2017, то на данный момент срок вступления в силу – 1 июля 2018 г.

Оформление отметки о заверении копии трудовой книжки производится в соответствии с «Государственной системой документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33 «С объявлением решения коллегии Главархива СССР от 27.04.88 «О проекте нормативной части Единой государственной системы документационного обеспечения управления» (вместе с решением Коллегии Главархива СССР от 27.04.1988) {КонсультантПлюс}) (вместе с «Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)», «Примерным положением о службе документационного обеспечения управления»), в которой п. 1.1. устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Данные требования ко всем системам документации внедряются (п. 1.9) путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику республики (отрасли), а также отраслевых унифицированных систем документации, типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.

При заверении копии документа следует руководствоваться также ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст), определяющий (п. 23) копию документа как экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, а означит, при создании копии трудовой книжки следует копировать все страницы трудовой книжки. При копировании страниц трудовой книжки следует каждый разворот документа отражать на отдельной странице копии.

Для создания копий документов используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) (п. 6.1. «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) {КонсультантПлюс}).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют (п. 3.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Заверенной копией документа (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013) считается копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Отметка о заверении копии оформляется (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016) для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример -

Верно

Инспектор службы кадров                         Подпись                    И.О. Фамилия

Дата

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Печать заверяет (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016) подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Для проставления подписи на документе инспектор службы кадров должен иметь право подписи кадровых документов, определенное юридическим лицом в соответствии с действующим трудовым и гражданским законодательством.

Документы заверяют (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016) печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ.

Федеральный закон от 06.04.2015 N 82-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» {КонсультантПлюс} (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 14, ст. 2022) для организаций, созданных в форме обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ (далее – организации), отменена обязанность иметь печати, за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе организации. В связи с этим проставление печати на копии трудовой книжки осуществляется при наличии печати.

Дата документа соответствует (п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016) дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

  • арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
  • словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

На вопрос отвечала:
Елена Александровна Юрова

консультант ИПЦ «Консультант+Аскон»

Кадровику
Заказать консультацию
Мне полезно 15

Офис

+7(812) 703-3834

Горячая линия

(812) 644-5535

Давайте дружить!