12 октября 2018

Что делать с документами коммерческой организации при ее ликвидации?

Вопрос

При ликвидации коммерческой фирмы что делать с документами? Обязана ли фирма перед ликвидацией передавать их в архив согласно срокам хранения? Кто несет ответственность за эти документы после того, как фирма уже ликвидировалась?

Ответ

До ликвидации указанному Обществу необходимо было заключить договор с организацией, осуществляющей хранение бухгалтерской документации и передать соответствующие документы.

До ликвидации ответственность за хранение документов несет Общество.

Уничтожение документов ранее установленного срока влечет ответственность за несоблюдение порядка и сроков хранения.

Если документы, чей срок хранения не истек, не представлены по требованию ИФНС или ФСС, выставленному при выездной или камеральной проверке, а также по требованию трудинспекции, организации и ее должностному лицу грозят штрафы (п. 1 ст. 126 НК РФ, ч. 1 ст. 5.27, ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ, ст. 26.31 Закона N 125-ФЗ).

Между тем, отметим, что, если Общество ликвидировано (то есть, прекратило свое существование), оно не может являться субъектом административной, налоговой или иной ответственности.

Обоснование

По Закону о бухучете бухгалтерские документы должны храниться пять лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). Это касается, в частности, первичных учетных документов, кассовых документов и бухгалтерских регистров. А документы, связанные с организацией и ведением бухучета, например учетная политика, должны храниться не менее пяти лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности (ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ, Письмо Минфина от 26.12.2017 N 07-01-09/86857).

Также сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций, установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558[1].

Если в разных нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок.

На основании ч. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации"  при ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Обязанность по хранение первичных бухгалтерских документов распространяется на все организации. Не содержится исключений и для ликвидированных обществ, поэтому до исключения Общества из ЕГРЮЛ организации необходимо заключить договор с организацией (это может быть не только архив, но и коммерческое юрлицо), осуществляющей хранение бухгалтерской документации и передать соответствующие документы.

Бухгалтерские документы можно уничтожить в году, следующем за тем, в котором истек установленный для них срок хранения (п. п. 2.3, 4.11 Правил хранения документов). Чтобы определить, какие документы уже можно уничтожить, надо провести экспертизу имеющихся в организации документов. Это делает экспертная комиссия, которая создается приказом руководителя организации. В состав комиссии следует включить работников, которые знают установленные законодательством сроки хранения бухгалтерских документов и понимают, как документы используются при составлении отчетности. Например, членами комиссии могут быть сотрудники, работающие в бухгалтерии или занимающиеся делопроизводством (п. п. 4.5 - 4.9 Правил хранения документов, Приложение к Письму Минфина от 22.01.2016 N 07-04-09/2355, п. 3 Информации Минфина N ПЗ-13/2015).

Уничтожение документов ранее установленного срока влечет ответственность за несоблюдение порядка и сроков хранения. Если документы, чей срок хранения не истек, не представлены по требованию ИФНС или ФСС, выставленному при выездной или камеральной проверке, а также по требованию трудинспекции, организации и ее должностному лицу грозят штрафы (п. 1 ст. 126 НК РФ, ч. 1 ст. 5.27, ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ, ст. 26.31 Закона N 125-ФЗ).

Между тем, отметим, что, если Общество ликвидировано (то есть, прекратило свое существование), оно не может являться субъектом административной, налоговой или иной ответственности.



[1] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.


 

На вопрос отвечала:

Е.А. Карапетян, 
ведущий эксперт ИПЦ "Консультант+Аскон"

Юристу
Заказать консультацию
Мне полезно 0
Обратная связь