Главная > Аскон-Навигатор > Вопрос-Ответ > Какой датой учесть в бухгалтерском учете основное средство, приобретенное два...

118 Горячая тема PDF

Какой датой учесть в бухгалтерском учете основное средство, приобретенное два года назад подотчетным лицом, но не поставленное на учет в момент приобретения?


автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

ВОПРОС

В  2018 г. директором организации приобретен ноутбук, но к учету не принят в год приобретения. Можно ли принять оборудование к учету текущим годом? Покупку не отразили и приобрели через подотчетное лицо.

ОТВЕТ

Если в бухгалтерском учете организации числится задолженность сотрудника по выданным в подотчет средствам, на которые он приобрел ноутбук, то при наличии  документов, подтверждающих покупку, и утвержденного в текущем периоде  авансового  отчета  ноутбук может быть принят к учету  текущей датой.

Если задолженности сотрудника в настоящее время  по подотчетным средствам нет, а ноутбук он приобрел в 2018 году на собственные деньги,  то   он может просто  написать заявление с просьбой  возместить ему по авансовому отчету  его собственные средства, которые он истратил на покупку ноутбука. На дату утверждения  авансового отчета ноутбук приходуется и сотруднику выплачиваются деньги.

Однако, учитывая, что ноутбук был приобретен  в 2018 году, целесообразнее (если  нет задолженности сотрудника),   оприходовать ноутбук и возместить  сотруднику затраты на основании  договора  купли-продажи по цене  приобретения  ноутбука. При наличии документов, подтверждающих оплату, у сотрудника не возникнет облагаемого НДФЛ  дохода.

Это позволит организации соблюсти порядок расчетов с подотчетным  лицом, поскольку в настоящее время продолжает действовать порядок, установленный Указаниями ЦБ РФ № 3210-У.

Если же по подотчетным средствам ни сотрудник, ни организация ничего не должны, то есть  расчеты с подотчетным лицом были произведены,  а ноутбук не был оприходован, то  необходимо выяснить,   как были списаны подотчетные средства. Если они были учтены в расходах, то ноутбук следует оприходовать как имущество, выявленное по результатам инвентаризации: Дт 01 (10) – Кт 91.1.

ОБОСНОВАНИЕ

В соответствии с пунктом 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 года N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" выдача наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, может осуществляться либо по письменному заявлению подотчетного лица, содержащему проставленные руководителем юридического лица сумму и срок, на который выдаются наличные деньги, подпись и дату, либо по распорядительному документу юридического лица.

Распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных денег с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) подотчетного лица, суммы наличных денег и срока, на который они выдаются, и должен содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер документа.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Таким образом, налогоплательщик вправе учесть произведенные подотчетным лицом затраты в целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль организаций в случае наличия авансового отчета работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами.

При этом в случае, если при осуществлении расчетов применялась контрольно-кассовая техника, оправдательные документы должны быть сформированы в соответствии с положениями Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа" (письмо Минфина России от 22 января 2020 г. N 03-03-06/1/3298).

Указанием Банка России N 3210-У не предусмотрена ситуация, когда работник произвел за свой счет расходы в интересах организации, а после этого обратился с заявлением о выдаче денег под отчет.

Однако в такой ситуации организация не может быть лишена права учесть данные расходы при исчислении налога на прибыль при наличии всех необходимых подтверждающих документов исходя из следующего.

На практике не всегда представляется возможным рассчитать сумму, выдаваемую под отчет на хозяйственные нужды организации. Поэтому в форме авансового отчета, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, предусмотрены строки "Остаток" и "Перерасход". Денег, выданных под отчет, может и не хватить, тогда подотчетное лицо несет расходы за свой счет, а в авансовом отчете указывает сумму перерасхода, которая возмещается ему после утверждения авансового отчета руководителем организации. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Таким образом, в случае если подотчетное лицо организации понесло расходы, не получив предварительно деньги под отчет, в авансовом отчете в строке "Получен аванс из кассы" ставится ноль.

В Письме Минфина России от 17.01.2012 N 03-11-11/4 также разъяснено, что при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах организации.

Таким образом, расходы на приобретение товаров подотчетным лицом на свои денежные средства  могут быть учтены при наличии подтверждающих документов. Период, за который сотрудник может вернуть свои средства, законодательно не установлен.

Возможно, вам будут интересны эти темы:

Можно ли расходы по разработке художественно-стилевого оформления интерьера офиса отнести на затраты?

21
30.07.2020

Если расходы по разработке оформления офиса включены в общую сметную стоимость ремонтных работ, то...

Новшества последней версии КонсультантПлюс

61 31.07.2020

3 интерфейсных новшества КонсультантПлюс, которые будут полезны всем пользователям.

ФНС России от 21.07.2020 N АБ-4-14/11738@ "О неприменении рекомендуемой формы 2-2-Учет"

С 21.07.2020 не подлежит применению рекомендуемая форма заявления о постановке на учет в налоговом органе для физлиц, не имеющих в РФ места жительства (2-2-Учет)
Российское законодательство
Положение Банка России от 15.06.2020 N 721-П "О порядке отражения на счетах бухгалтерского учета страховщиками договоров страхования жизни и договоров перестрахования...

Установлен порядок отражения на счетах бухгалтерского учета договоров страхования и перестрахования жизни.
Российское законодательство

Подпишитесь на рассылку и будьте в курсе новостей

Выбрать рассылки