Вопрос
Из-за отмены рейса работник в командировке опоздал на следующий рейс, т.е. по сути опоздание было не по вине командировочного. Но так как рейс был не стыковочный, а отдельно купленный, то билет пропал. Как учесть расходы на билет и какими документами подтвердить, что ситуация произошла не по вине работника?
Ответ
Если из-за отмены рейса было опоздание на следующий рейс, то можно учесть следующее: перечень убытков, установленный ст. 265 НК РФ, является открытым, а нормы ст. 270 НК РФ не содержат прямого запрета на включение в расчет налоговой базы по налогу на прибыль расходов на неиспользованные командированными работниками проездные билеты. Это означает, что в целях налогообложения могут быть учтены любые затраты, отвечающие требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и прямо не поименованных в ст. 270 НК РФ (письмо Минфина России от 22.01.2020 N 03-03-06/1/3298).
Обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. При этом речь идет именно о намерениях и целях (направленности) этой деятельности, а не о ее результате.
В связи с этим порядок налогового учета затрат на неиспользованные авиабилеты будет зависеть от обстоятельств, ставших причиной опоздания сотрудников на рейс.
Вместе с тем правомерным такой учет будет только при наличии документов, исчерпывающим образом обосновывающих причины несостоявшейся поездки. В качестве такого подтверждения могут быть, например, различные локальные акты: докладные и (или) объяснительные записки, поясняющие суть произошедшего, приказы или иные документы, составленные руководством при проведении служебного расследования и свидетельствующие о принятии решения не применять к сотрудникам каких-либо дисциплинарных мер и т.п.
Кроме того, нелишним будет обосновать нецелесообразность (невозможность) возврата неиспользованных билетов. И, разумеется, должны иметься в наличии сами билеты, а также первичные документы, подтверждающие факт уплаты сервисного сбора.
Если срок командировки поменялся по вине работника, то работодатель вправе переложить на него траты, связанные с таким изменением. То есть, если командированный опоздал на рейс по своей вине, в таком случае возмещать работнику второй билет работодатель не обязан, так как до этого, оплатив работнику стоимость билета на самолет, он уже исполнил свою обязанность по возмещению расходов на проезд, установленную ст. 168 ТК РФ.
В такой ситуации срок командировки не меняется, от работника потребуется пояснительная записка.
