Главная > Аскон-Навигатор > Вопрос-Ответ > Что делать с документами коммерческой организации при ее ликвидации?

596 PDF

Что делать с документами коммерческой организации при ее ликвидации?


автор ответа,

Вопрос

При ликвидации коммерческой фирмы что делать с документами? Обязана ли фирма перед ликвидацией передавать их в архив согласно срокам хранения? Кто несет ответственность за эти документы после того, как фирма уже ликвидировалась?

Ответ

До ликвидации указанному Обществу необходимо было заключить договор с организацией, осуществляющей хранение бухгалтерской документации и передать соответствующие документы.

До ликвидации ответственность за хранение документов несет Общество.

Уничтожение документов ранее установленного срока влечет ответственность за несоблюдение порядка и сроков хранения.

Если документы, чей срок хранения не истек, не представлены по требованию ИФНС или ФСС, выставленному при выездной или камеральной проверке, а также по требованию трудинспекции, организации и ее должностному лицу грозят штрафы (п. 1 ст. 126 НК РФ, ч. 1 ст. 5.27, ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ, ст. 26.31 Закона N 125-ФЗ).

Между тем, отметим, что, если Общество ликвидировано (то есть, прекратило свое существование), оно не может являться субъектом административной, налоговой или иной ответственности.

Обоснование

По Закону о бухучете бухгалтерские документы должны храниться пять лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). Это касается, в частности, первичных учетных документов, кассовых документов и бухгалтерских регистров. А документы, связанные с организацией и ведением бухучета, например учетная политика, должны храниться не менее пяти лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности (ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ, Письмо Минфина от 26.12.2017 N 07-01-09/86857).

Также сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций, установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558[1].

Если в разных нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок.

На основании ч. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации"  при ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Обязанность по хранение первичных бухгалтерских документов распространяется на все организации. Не содержится исключений и для ликвидированных обществ, поэтому до исключения Общества из ЕГРЮЛ организации необходимо заключить договор с организацией (это может быть не только архив, но и коммерческое юрлицо), осуществляющей хранение бухгалтерской документации и передать соответствующие документы.

Бухгалтерские документы можно уничтожить в году, следующем за тем, в котором истек установленный для них срок хранения (п. п. 2.3, 4.11 Правил хранения документов). Чтобы определить, какие документы уже можно уничтожить, надо провести экспертизу имеющихся в организации документов. Это делает экспертная комиссия, которая создается приказом руководителя организации. В состав комиссии следует включить работников, которые знают установленные законодательством сроки хранения бухгалтерских документов и понимают, как документы используются при составлении отчетности. Например, членами комиссии могут быть сотрудники, работающие в бухгалтерии или занимающиеся делопроизводством (п. п. 4.5 - 4.9 Правил хранения документов, Приложение к Письму Минфина от 22.01.2016 N 07-04-09/2355, п. 3 Информации Минфина N ПЗ-13/2015).

Уничтожение документов ранее установленного срока влечет ответственность за несоблюдение порядка и сроков хранения. Если документы, чей срок хранения не истек, не представлены по требованию ИФНС или ФСС, выставленному при выездной или камеральной проверке, а также по требованию трудинспекции, организации и ее должностному лицу грозят штрафы (п. 1 ст. 126 НК РФ, ч. 1 ст. 5.27, ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ, ст. 26.31 Закона N 125-ФЗ).

Между тем, отметим, что, если Общество ликвидировано (то есть, прекратило свое существование), оно не может являться субъектом административной, налоговой или иной ответственности.



[1] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.


 

На вопрос отвечала:

Е.А. Карапетян, 
ведущий эксперт ИПЦ "Консультант+Аскон"

#Бухгалтер #Юрист #Специалист по кадрам #Бюджетник #Юрист

PDF Написать редактору

Возможно, вам будут интересны эти темы:

Каковы особенности начисления заработной платы и выплаты компенсации при разъездном характере работы?

18
23.09.2020

Заработную плату начислять нужно в соответствии с установленной системой оплаты труда на основании...

Суперновшество для юристов - Супермассив судебной практики

1055 08.09.2020

В системе КонсультантПлюс появилось новшество Супермассив для юристов.

Постановление Правительства РФ от 15.09.2020 N 1428 "О принимаемых приглашающей стороной мерах по обеспечению соблюдения приглашенным иностранным гражданином или лицом...

Утверждено Положение о применении приглашающей стороной мер по обеспечению соблюдения приглашенным иностранным гражданином или лицом без гражданства порядка пребывания (проживания) в РФ
Российское законодательство
Приказ Росреестра от 10.04.2020 N П/0111 "Об утверждении Административного регламента осуществления Федеральной службой государственной регистрации, кадастра и...

Установлен порядок осуществления Росреестром государственного надзора за деятельностью саморегулируемых организаций кадастровых инженеров, национального объединения саморегулируемых организаций кадастровых...
Российское законодательство

Подпишитесь на рассылку и будьте в курсе новостей

Выбрать рассылки